El éxito de un organizador de eventos se basa en su capacidad de satisfacer la demanda de su cliente de la forma más creativa posible. Que la fiesta, exposición, congreso o presentación sea única y responda a lo que desea el contratante es una tarea ardua, en la que no deben obviarse los parámetros de innovación que marcan tendencia en el mundo.
El público es uno de los componentes centrales de un evento. Sin él, no existiría como tal. Lo que marcan hoy las tendencias a nivel mundial es una participación cada vez mayor de éste en la planificación del encuentro, feria o presentación, a través de encuestas previas y/o comentarios vía redes sociales. Este material debe ser muy tenido en cuenta por el Organizador Profesional de Eventos para alcanzar el éxito.
El evento no es un fin en sí mismo, sino que debe formar parte de todo un mecanismo de comunicación de la empresa-cliente cuyo objetivo sea la llegada efectiva al público blanco –sea éste clientes, consumidores, distribuidores o posibles accionistas-.
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Está muy de moda que los eventos cuenten con una temática especial que los atraviese. Así, la presentación de un producto puede resaltar al máximo alguna de sus virtudes y ser el eje de la decoración, las invitaciones y el catering, o realizarse en un ambiente lúdico que quede en la mente de los invitados. La creatividad está a la orden del día.
La gamificación, es la españolización del término game, “juego” en inglés. También pone el foco en los asistentes, a través de la planificación de actividades al interior del evento relacionadas con lo que los convoca.
Actualmente, es regla que todo evento respete parámetros básicos de cuidado del medio ambiente. Un salón con lámparas de bajo consumo eléctrico y canillas en baños y cocina de corte automático, el uso controlado de papel –dando mayor importancia a la información electrónica vía e-mail, redes sociales o con la entrega de CDs y/o DVDs- y la separación de la basura de acuerdo a su composición son algunas de las claves para responder a las “tres R”: reciclar, reducir y reutilizar.
